Basta con encender la televisión para que te recuerden el alto endeudamiento de las administraciones públicas. Desde mi punto de vista, la optimización de los servicios vinculados a los activos y la gestión de los activos en sí suponen una grandísima oportunidad para cambiar esta situación. El patrimonio de las administraciones públicas (y entidades públicas) es enorme y no me dejan de llegar comentarios sobre el gran recorrido que existe para su optimización.
Si es tan evidente, ¿por qué no se aplica? En algunos casos creo que por desconocimiento, y en otras porque supone una ardua tarea que no es que sea reconfortante.
Pero quisiera que este blog fuese parte de la solución, aportar mi granito de arena.
Analizaré el sector y compartiré mis recomendaciones para llevar a cabo el trabajo que tenemos entre manos: Optimizar el patrimonio de las administraciones públicas.
Como siempre, comienzo analizando los grupos de interés y sus expectativas para comenzar a dar pasos. Tomaré un ayuntamiento como ejemplo.
Grupos de Interés:
Corporación Municipal:
- Dar servicio a los ciudadanos para lograr su confianza.
- Necesitan de recursos económicos para poner en marcha actividades y servicios en busca de la satisfacción de los ciudadanos.
- Esperan reducir los costes de la explotación de los activos públicos para usar esos recursos en actividades y servicios.
Técnicos y empleados Municipales
- Utilizan los inmuebles como espacios productivos. La tipología de activo cambia, ayuntamiento, casa de la cultura, bibliotecas, polideportivos, centros de día, … cada activos tiene vinculada una productividad totalmente diferente.
- Desean recibir servicios de proveedores públicos y privados para sacar el máximo provecho al espacio productivo.
Empresas Municipales de Servicios
- Prestación de los servicios necesarios en los activos.
- Poner en valor su trabajo.
- Especialización para competir con proveedores privados.
Empresas Proveedoras de Servicio Privadas
- Prestación de los servicios necesarios en los activos.
- Poner en valor su trabajo.
Ciudadano
- Cliente final
- Busca ver sus impuestos reflejados en servicios y actividades.
Si lo comparamos con los grupos de interés definidos en el post sobre Espacios Productivos tenemos:
Propiedad – Corporación Municipal
Inquilinos – Empleados Públicos
Usuario – Ciudadano
Provedores – Públicos y Privados
Definiendo indicadores para cada grupo de interés es posible implementar una metodología de gestión de activos que produzca ahorros y mejore la satisfacción del ciudadano.
Resultados:
Corporación Municipal:
- Publica indicadores de satisfacción de los ciudadanos en la web municipal.
- Conoce los puntos débiles de su gestión y puede poner en marcha planes de acción.
- Ha ahorrado dinero en la explotación de activos públicos que puede dedicar a nuevas actividades y servicios que interesan al ciudadano.
Equipo Municipal:
- Siente que es demandante del servicio y se les garantiza un servicio.
- Ellos aumentan la productividad de los espacios productivos que están bajo su responsabilidad. (bibliotecas, polideportivos, colegios, etc…)
Empresas de Servicios Municipales:
- Son evaluados objetivamente.
- La monitorización de los servicios demandados por los ciudadanos y equipo municipal permiten ampliar alcance de servicios.
- Benchmarking de costes de mercado para aumentar productividad.
Empresas Proveedoras de Servicio Privadas
- Son evaluados objetivamente.
- La monitorización de los servicios demandados por los ciudadanos y equipo municipal permiten ampliar alcance de servicios.
Ciudadanos
- Pueden requerir servicios directamente y de manera personal al ayuntamiento. (limpiar grafitis, mantenimiento del banco del parque…) y el ayuntamiento le da previsión de reparación y le pide rellenar encuesta de satisfacción.
- Puede ver la evolución de la evaluación de servicios en la web municipal.
Presentar todas las ventajas que se han logrado en parte del sector privado de una disciplina profesional como el facility management al sector público debe de ser una tarea prioritaria.
Si tenemos en cuenta los ahorros que se han obtenido en el sector privado y lo proyectamos sobre el sector público, nos daremos cuenta del enorme potencial que existe.
Soy tremendamente optimista en este aspecto, pero el sector público deberá de estar preparado para incorporar las mejores prácticas del sector privado al público. Esto ya pasa en Europa y está dando muy buenos resultados.
De hecho, estoy convencido de que en cuanto un par de administraciones públicas hagan una apuesta decidida por cambiar la forma en la que gestionan su patrimonio inmobiliario y publiquen los resultados, además de ser pioneros y de convertirse en referencia a nivel nacional, harán efecto dominó sobre el resto buscando el santo grial del ahorro sin penalizar servicios, sin penalizar al ciudadano.
Sigo diciendo que ha llegado el momento del Facility Management, pero no hay que cometer errores. Hay que bordarlo para generar confianza y demostrar de lo que somos capaces.
Diario de un Facility Manager 
Hola Pedro,
¿Que buen análisis! Muy bueno.
Pero te recuerdo un articulo tuyo del mes pasado (creo) en donde trataba la necesidad de medir las cosas para poder administrar. Pues bien, he leído algunos programas políticos y sus objetivos. Si la empresa privada funcionase con esos objetivos se cumplirían todos. Los objetivos de los programas electorales de TODOS los partidos políticos son imprecisos, no cuantifican, no le asigna tiempos de cumplimiento, mucha veces el cumplimiento depende de factores externos, etc. un caos.
Pues bien, si no son capaces de evaluar el cumplimiento de su acometido, de sus objetivos, la verdad es que pierdo toda la fe en que sean capaces de llevar a cabo lo que has comentado.
¿La solución? Pues que esta gestión sea administrados por técnicos (funcionarios) y que reporten a directores (técnicos) que dirijan una organización independiente al partido electo en el municipio, comunidad o país e interrelacionadas. En el momento que entren los políticos en el área de Facilities Management podemos estar seguro del fracaso y que seguiran a años luz de nosotros, los Facilities Managers.
Saludos.
Efectivamente la aplicación de un modelo de gestión de inmuebles global optimizaría sin lugar a dudas el patrimonio de las administraciones públicas, pero como bien indica Eduardo, tanto el problema como la solución son una cuestión de decisión política.
Durante los últimos años la gestión del patrimonio inmobiliario no ha sido sino reflejo de la situación política y del modelo de gestión descentralizada que se ha venido implantando cada vez en mayor medida en todos los ámbitos del sector público, lo que en el caso concreto de la gestión de inmuebles y servicios ha producido una significativa heterogeneidad en el estado, conservación, uso y aprovechamiento de inmuebles y de los servicios a éstos asociados.
Este modelo de gestión a provocado en definitiva la creación de reinos de taifas en lo que a la gestión táctica y operativa (e incluso en ocasiones estratégica dependiendo del “peso político” del administrador) de inmuebles se refiere, en los que el responsable de la unidad administrativa ha venido gestionando a su antojo el mantenimiento y explotación de los inmuebles que tiene “asignados” para el desempeño de su actividad. Por otra parte, muchos directivos del sector público consideran que la cantidad de superficie que se gestiona es uno de los principales parámetros que sirven para medir la importancia o peso específico de cada uno en la organización. Ya sabéis: Cuanto más grande es mi despacho, más importante soy.
Así, la administración de inmuebles ha venido siendo ejercida por personal no cualificado para una gestión cada vez más tecnificada y regulada, en la que los criterios aplicados no están alineados con intereses estratégicos globales, sino particulares y locales.
Este problema, que se ha visto seriamente agravado durante las dos últimas legislaturas, a mi modo de ver fue detectado por el anterior gobierno del partido popular el cual entiendo pudo iniciar su resolución con la aprobación en 2003 de la Ley 33/2003, de 3 de noviembre, del Patrimonio de las Administraciones Públicas en la que se preveía la conveniencia de coordinar de forma global el uso y aprovechamiento de los inmuebles de titularidad pública, que no obstante apenas pudo ser aplicada antes del cambio político en 2004, a partir del cual parece que el fondo de esta norma hubiese sido escasamente observada por los responsables políticos, ya que en ésta se establece al menos la obligación de someter al control del Estado el uso y aprovechamiento de los inmuebles administrativos
Para ser concretos, en esta ley se le confiere a la Junta Coordinadora de Edificios Administrativos, órgano dependiente del Ministerio de Economía, la facultad de aprobar las directrices y medidas necesarias para el uso más eficiente de estos inmuebles.
Así, entre otros, este órgano debe emitir informe preceptivo en relación con las operaciones de gestión y planificación de los edificios administrativos y, en particular, sobre el establecimiento de los índices de ocupación y criterios básicos de utilización de los edificios administrativos del Patrimonio del Estado, es decir, de la Administración General de Estado y de sus organismos públicos vinculados.
En base a lo anterior, y acuciados además por una situación económica especialmente desfavorable, parece previsible que los nuevos responsables políticos del sector público orienten el modelo de gestión hacia una centralización en la gestión de activos, cuestión imprescindible desde mi perspectiva para poder gestionar inmuebles y servicios con criterios de optimización y eficiencia.
Así que la oportunidad creo que efectivamente existe, o al menos eso espero.
No obstante el éxito no depende únicamente de nosotros como técnicos, sino sobre todo de una decisión política previa por la que se inicie la necesaria reorganización de recursos y competencias de los órganos de gestión.
El voluntarismo tiene un límite. No se pueden gestionar inmuebles y servicios sin disponer de unos recursos de los que, hoy por hoy, disponen las unidades administrativas usuarias de estos inmuebles y servicios y que deben ser por tanto destinados funcional y operativamente a un gestor global de inmuebles y servicios.
Saludos.
Grandísimo comentario de alguien que ocupa un puesto estratégico. Rafael, enorme!!
Buenos días.
Me sumo con vosotros, a la creencia y optimismo para que las administraciones publicas integren y decidan por fin gestionar sus activos, ya no digo de forma inteligente, sino solo gestionarlos eficazmente, y no solo tenerlos y mantenerlos como hasta ahora.
Es increíble el patrimonio que tiene el Estado sin aprovechar ni explotar, serian muchos miles de m2 puestos en el mercado, que cambiarían el panorama inmobiliario.
La duda, quien y como despertar a las administraciones y sus grupos de interés.
Saludos.
Buenas David, creo que la promesa de ahorros (trabajar al éxito) es una gran puerta de entrada. No tienen que gastar dinero, pero se aprovecharan de los ahorros generados.
Excelente post Pedro y muchas gracias a Rafa por ampliar el tema.